Datenschutzhinweis

Informationen zur Datenverarbeitung

V2 (022024)

Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt NOVOMATIC AG den Dienst onlyfy application manager (by XING). Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten durch den Dienst onlyfy application manager sowie durch NOVOMATIC AG informiert.

Gemeinsame Verantwortlichkeit

Hinsichtlich des Zusammenwirkens im Unternehmens-Account von NOVOMATIC AG besteht eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit von NOVOMATIC AG und New Work SE gemäß Art. 26 DSGVO, da sie i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, die die New Work SE mit den Unternehmen schließt, die onlyfy application manager nutzen, können Sie hier als Anhang zu den AGB https://www.xing.com/terms/onlyfy-one einsehen, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.

Datenverarbeitung durch die New Work SE

onlyfy application manager ist Teil des umfassenden Dienstes XING der New Work SE, der den Zweck verfolgt, durch eine Vielfalt unterschiedlicher Anwendungen (onlyfy application manager ebenso wie das berufliche soziale Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING, kununu etc.) zur Verbesserung und Vereinfachung des Berufslebens der Nutzer beizutragen sowie die Arbeitswelt für den Einzelnen erfüllender und gleichzeitig Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Bei onlyfy application manager als Teil des umfassenden Dienstes XING handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen.

Hinsichtlich der Datenverarbeitung für die die New Work SE allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit NOVOMATIC AG zuständig ist, erhalten Sie nähere Informationen in der Datenschutzerklärung von XING, https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung. Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der New Work SE sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten der New Work SE.

Bewerbungen mit onlyfy application manager

Mit Absenden der Bewerbung gehen Sie ein Nutzungsverhältnis mit der New Work SE ein, um Ihre Bewerbung(en) abwickeln zu können. Sie erhalten des Weiteren Support-Leistungen und die New Work SE kann Ihnen weitere Möglichkeiten aufzeigen, die Sie in Ihrem Berufsweg unterstützen können. Es wird nicht automatisch ein öffentliches Profil im beruflichen sozialen Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING für Sie erstellt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die New Work SE ist folglich insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung in Erfüllung eines Vertrages).

Unterbrechung Ihrer Online-Bewerbung

Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden Cookies eingesetzt. Von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden im Unternehmens-Account von NOVOMATIC AG in onlyfy application manager erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für NOVOMATIC AG eingeschränkt einsehbar.

Hinweise zu speziellen Funktionen von onlyfy application manager

Kalenderfunktion

Wenn die Kalenderfunktion verwendet wird, werden Ihre Daten im Rahmen und zum Zweck der Terminvereinbarung im Bewerbungsverfahren verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Die Kalenderfunktion wird von einem IT-Dienstleister (Cronofy Ltd., Vereinigtes Königreich) zur Verfügung gestellt. Das Vereinigte Königreich ist auf Grund des Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission als sicheres Drittland eingestuft. Hier finden Sie nähere Informationen zum Datenschutz von Cronofy: https://www.cronofy.com/gdpr/ und https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/.

WhatsApp Bewerbung

Soweit Sie die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion nutzen, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Bei einer Bewerbung via WhatsApp werden über einen WhatsApp-Chat alle notwendigen Bewerberinformationen abgefragt. Die Daten werden dann über einen Dienstleister direkt in onlyfy application manager eingespielt und dort im Rahmen und zum Zweck des normalen Bewerbungsprozesses weiterverarbeitet.

Die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion wird von einem IT-Dienstleister (PitchYou) zur Verfügung gestellt, der hierzu Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.pitchyou.de/datenschutz. Kandidatendaten aus „Bewerbung per WhatsApp" werden über eine Schnittstelle in onlyfy application manager übertragen und unmittelbar nach der Übertragung aus der „Bewerbung per WhatsApp" Infrastruktur in PitchYou gelöscht. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich direkt in onlyfy application manager.

Bitte beachten Sie, dass Sie zur Bewerbung Ihren eigenen privaten WhatsApp Account verwenden und daher eine Übermittlung, insbesondere in die USA, nicht ausgeschlossen werden kann.Die Datenschutzinformationen von WhatsApp, etwa zu deren Verarbeitungen oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte gegenüber WhatsApp, finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

Nach Ihrer Einwilligung wird Ihre Bewerbung via WhatsApp durch PitchYou an onlyfy application manager übermittelt. Ein Widerruf der Übermittlung ist jederzeit möglich. Ihre Bewerberdaten werden jedoch nach der Übertragung an onlyfy application manager in der Infrastruktur von PitchYou ohnehin gelöscht, so dass eine weitere Verarbeitung durch PitchYou nicht stattfindet.

Anwendbarkeit des Schweizer Datenschutzgesetzes

Das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (Schweizer DSG) gilt für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden. Diese Datenschutzerklärung dient entsprechend sowohl der Information gemäß EU-DSGVO also auch gemäß Schweizer DSG. Es werden die Begriffe der EU-DSGVO verwendet, also insbesondere „Verarbeitung“, „personenbezogene Daten“, „berechtigtes Interesse" sowie "besondere Kategorien von Daten" statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung“, „Personendaten“, "überwiegendes Interesse" und "besonders schützenswerte Personendaten". Wenn das Schweizer DSG anwendbar ist, bestimmen sich die entsprechenden Begriffe nach dem Schweizer DSG. Den Namen und die Adresse unserer Vertretung in der Schweiz finden Sie im Impressum | XING.

Datenschutzerklärung

 Version 2.0 (Oktober 2024)

Informationen zum Datenschutz gemäß Artikel 13 und 14 DSGVO

Wir freuen uns, dass Sie sich bei NOVOMATIC AG (das „Unternehmen“) bewerben wollen. Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit.

Wir gehen zu jeder Zeit vertraulich und verantwortungsbewusst mit Ihren personenbezogenen Daten um. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt unter Beachtung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) in der jeweils gültigen Fassung. 

In der vorliegenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Datenerhebung und –nutzung im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens informieren und Ihnen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre damit einhergehenden Rechte näher erläutern.

Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung aufmerksam, bevor Sie sich bei uns bewerben. 

  1. Verantwortlichkeit & Datenschutzkontakt

1.1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Z. 7 DSGVO ist das Unternehmen. Sie können uns für allgemeine Anfragen per E-Mail unter der hier angegebenen Adresse (https://www.novomatic.com/impressum) kontaktieren.

1.2. An wen kann ich mich bei Fragen zum Datenschutz wenden?

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte per E-Mail an die dafür zuständige Stelle unter hr-data-protection@novomatic.com.

  1. Welche Daten werden verarbeitet?

2.1. Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens werden folgende Daten bzw. Datenkategorien verarbeitet: 

Im Rahmen der Bereitstellung von onlyfy application manager (die „Website“ oder nur „onlyfy“) verarbeiten wir Ihre nachstehend im Detail dargelegten persönlichen Daten bzw. Datenkategorien (nachfolgend „Daten“) zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens wie folgt:

  • Bewerberstammdaten (Vorname, Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft)
  • Qualifikationsdaten (Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikation und Kompetenzen)
  • Potenzialanalysen, wenn Sie freiwillig Online-Fragebögen ausgefüllt haben
  • Freiwillige Angaben, wie z.B. ein Bewerbungsfoto oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen oder freiwillig hochladen
  • von der jeweiligen Stellenausschreibung abhängige Zusatzfragen (z.B. Führerschein)
  • die Kommunikation zwischen Ihnen und uns sowie Kommentare und Bewertungen, die im Zuge Ihres Bewerbungsprozesses zu Ihnen verfasst werden
  • weitere Daten/Datenkategorien, z.B. öffentlich zugänglich gemachte berufsbezogene Daten, z.B. ein Profil bei beruflichen Social Media-Netzwerken wie XING oder LinkedIn 
  • Besondere Kategorien personenbezogener Daten („Sensible Daten“): Sofern Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen Angaben machen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten (z.B. Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre sexuelle Orientierung erlauben; Angaben zu Ihrer Gesundheit; Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft oder Ihre Religion erlauben), werden wir auch diese Daten im rechtlich zulässigen Rahmen verarbeiten

2.2. Datenverarbeitung im Feedbackprozess

Um unsere Bewerbungsprozesse zu optimieren und uns als Arbeitgeber zu verbessern, bieten wir Ihnen die Möglichkeit an, Ihr persönliches Feedback abzugeben. Hierzu senden wir Ihnen an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse einen Feedback-Fragebogen.  Wenn Sie an der Umfrage teilnehmen, werden auf Basis Ihrer Einwilligung von unserem Dienstleister onlyfy (siehe Punkt 4. „An wen werden Ihre Daten weitergegeben?“) das Feedback, Positionstitel und Standort der Position sowie Jobkategorie und ggf. Art der Anstellung (zB befristetes Dienstverhältnis, Teilzeit etc) erfasst, auf die Sie sich beworben haben.

Diese Informationen werden anschließend anonymisiert an die kununu GmbH übermittelt und dort ohne Nennung Ihres Namens veröffentlicht. Kununu kann keinen Bezug zu Ihrer Person herstellen.

Bitte beachten Sie allerdings, dass möglicherweise Dritte, z.B. Ihr Arbeitgeber, Sie aufgrund der von Ihnen angegebenen Informationen identifizieren können.

  1. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

3.1. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Vertragserfüllung – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Vorbereitung des Arbeitsverhältnisses, d.h. zum Zweck der Personalauswahl und Besetzung offener Stellen verarbeitet. Gegebenenfalls werden sie in weiterer Folge zur Einrichtung Ihres Arbeitsvertrags verwendet. Der Umfang der erforderlichen Datenerhebung bemisst sich an der zu besetzenden Position und den damit verbundenen unternehmensinternen und rechtlichen Anforderungen.

Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung besteht in der Notwendigkeit zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung eines Vertrags gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.2. Einwilligung – Art. 6 Abs.1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO

Wenn Sie freiwillig in die Verarbeitung bestimmter personenbezogenen Daten einwilligen, bildet Ihre Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten. Dies gilt unter anderem für zusätzliche Angaben, die Sie uns im Zuge Ihrer Bewerbung freiwillig mitgeteilt oder hochgeladen haben.

Ihre personenbezogenen Daten werden außerdem in folgenden Fällen auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeitet:

  • Sie können zustimmen, dass Ihre Bewerbungsunterlagen über das aktuelle Bewerbungsverfahren hinaus in den Bewerberpool aufgenommen werden, um bei späteren Personalauswahlen berücksichtigt zu werden.
  • Sollte es zu einer Einstellung kommen, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, alle für die Erstellung des Arbeitsvertrags notwendigen Unterlagen über das Kandidatencenter an uns zu übermitteln. Die Unterlagen aus dem Bewerbungsverfahren werden anschließend in unserem digitalen Personalakt gespeichert.
  • Angaben und Bewertungen, die Sie im Feedback-Fragebogen abgeben, werden ebenfalls auf der Rechtsgrundlage Ihrer Einwilligung verarbeitet.

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Den Widerruf richten Sie möglichst per E-Mail an hr-data-protection@novomatic.com. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt.

3.3. Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten. Ein berechtigtes Interesse besteht beispielsweise dann, wenn Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z.B. Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz) erforderlich sind. Im Falle eines Rechtsstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.

Auch die Verarbeitung berufsbezogener Daten, die von Ihnen selbst veröffentlicht wurden, erfolgt im Rahmen unserer berechtigten Interessen. Dazu zählt insb. die Einsichtnahme in Profile bei einschlägigen Social Media-Netzwerken wie XING oder LinkedIn.

Ein weiteres verfolgtes berechtigtes Interesse besteht in der Vorbeugung und Abwehr von Betrugsversuchen und technischen Angriffen.

  1. An wen werden Ihre Daten weitergegeben?
  2. a) Ihre Daten werden durch die Personalabteilung des Unternehmens verarbeitet. Soweit dies für die angestrebte Position erforderlich ist, können auch andere interne Stellen an der Verarbeitung Ihrer Daten beteiligt sein, z.B. Fachbereiche oder Abteilungen unseres Unternehmens.
  3. b) Wir nutzen das Bewerbungssystem onlyfy application manager der New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg. Ihre Daten werden vom Unternehmen und der New Work SE im Rahmen einer gemeinsamen Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO verarbeitet. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Datenschutzerklärung der New Work SE unter diesem Link: https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung
  4. c) Ausschließlich im Fall Ihrer Einwilligung werden Daten an unseren Auftragsverarbeiter, die Predictive Index LLC, 101 Station Drive, Westwood, MA 02090, USA, übermittelt. Dieser stellt auf seiner Website einen Fragebogen zur Verfügung, der von Ihnen ausgefüllt werden kann. Die Antworten werden daraufhin vom Auftragsverarbeiter ausgewertet und die Ergebnisse anschließend an das für Sie relevante Konzernunternehmen der NOVOMATIC AG übermittelt. Mit dem Auftragsverarbeiter wurden die von der Europäischen Kommission bereitgestellten Standardvertragsklauseln (Modul 2, Verantwortlicher zu Auftragsverarbeiter) abgeschlossen. Durch das Unternehmen werden hierfür lediglich Bewerberstammdaten wie E-Mail-Adresse und Ihr Name an Server des Auftragsverarbeiters in den USA übertragen.
  5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Falls kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, speichern wir sie darüber hinaus, so lange dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von 7 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Wenn kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, Sie uns aber für die weitere Speicherung Ihrer Daten Ihre Einwilligung erteilt haben („Bewerberpool“), speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch für 3 Jahre. Falls ein konkreter Anlass (insb. Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche) vorliegt, können wir Ihre Daten auch für einen längeren Zeitraum speichern.

Sollten Sie Ihre Bewerbung vor Beendigung des Bewerbungsverfahrens zurückziehen, d.h. Ihre Daten und Ihren Account löschen, so werden die gespeicherten Daten für den Zeitraum des noch laufenden Bewerbungsprozesses gesperrt und 7 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens endgültig gelöscht.

Sie können Ihr Kandidatenprofil und Ihre Bewerbungsunterlagen jederzeit selbst löschen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, ein Löschbegehren zu stellen oder die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.

Ergebnisse aus Fragebögen von Bewerbern, die durch die Predictive Index LLC verarbeitet werden, werden nach 90 Tagen automatisch von den Servern unseres Auftragsverarbeiters gelöscht.

  1. Welche Rechte stehen Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu?

Sie haben das Recht,

  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO die Berichtigung oder Vervollständigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 20 DSGVO die Übermittlung ihrer personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, an Sie oder einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  • gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen;
  • Ihre zuvor erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, haben Sie die Möglichkeit, sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist dies die Österreichische Datenschutzbehörde (https://www.dsb.gv.at), Barichgasse 40-42, 1030 Wien.

Sollten Sie eines der oben genannten Rechte ausüben wollen, wenden Sie sich bitte unter der E-Mail-Adresse hr-data-protection@novomatic.com an den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Ihr Anliegen erst bearbeiten können, nachdem Ihre Identität zweifelsfrei festgestellt wurde.

  1. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens zwingend erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten im Zuge Ihrer Bewerbung bereitstellen, können wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen. 

  1. Änderungen der Datenschutz-Bestimmungen

Im Falle einer Abänderung der Datenschutzerklärung ist diese in ihrer geänderten Fassung über Ihr Kandidatenprofil abrufbar.